やっぱり参加申請は十人でも二十人でも受け付けて、その中から募集主が選択できるようにするのが第一かなと思いますね。
主の方に確認したいことがあれば申請承認前に TELL で話をすれば良いので。応募する側は申請前に聞くようにする、と。
TELL の使い勝手はまた別の問題ですけど。

それはそれとして、募集を締め切った後に PT メンバーにマクロとか注意事項を表示するウィンドウ（折りたたみ可能）があればなお良いと思います。